Архив

Tag Archives: gtd

Следуя своему смелому плану на 2015 год с позорным перерывом в несколько месяцев я все-же отчитываюсь по двум позициям:

освоение делегирования и

научиться пользоваться карточками ANKI


По поводу делегирования

Не могу сказать что полностью отработал правильные техники.

В целом поставил бы себе 7 из 10.

Что я обо всем этом думаю.

Делегирование — одна из наиболее важных функций менеджера, руководителя. Отсутствие правильного делегирования может превратить жизнь в ад.delagate

Известно, что существует модель, которая описывает семь уровней делегирования — по степени самостоятельности сотрудника.

В каждом конкретном случае необходимо выбрать — для данного сотрудника данная задача на каком уровне может подойти.

Задача, которую сотрудник придумывает как решить сам и решает сам, конечно же развивает его мозг и повышает ответственность. Большая ошибка менеджера — сделать все самому, потому что «у меня лучше получится». Тогда рост сотрудника замедляется, а менеджер превращается в человека-снежинку-руки-из-задницы.  Есть тут, однако, противоречие — как поддержать позицию лидера, если не показываешь более или менее регулярно,  что лучше всех можешь сделать ту или иную задачу. Этот вопрос, я думаю, стоит рассмотреть отдельно.

Нежелание делегировать, конечно, может быть связано с недоверием к сотрудникам. 

Чрезмерный контроль также может быть связан с недоверием. И что еще хуже — вызывать привычку у сотрудника к отсутствию самостоятельности.

А вот полное отсутствие контроля может сослужить дурную службу, если речь идет о протяженной во времени задаче, когда в час Х руководитель остается перед тем фактом, что сотрудник вообще не справился или неверно понял задачу.

На скольких и как я делегирую. В лаборатории 3 человека. Им само собой в задачи ставятся в форме писем по аутлуку и в форме еженедельных планов. Можно сказать, что слабо построен контроль, т.е. обратная связь. Периодический контроль — предполагает отчеты сотрудников. Практика такая вводится пока с ограниченным успехом. Я редко нахожу время для этого. Иногда само собой получается случайный контроль — просто когда проходил мимо. Нередко это и правда бывает полезно, когда вовремя можно поймать увлекшегося неправильным направлением энтузиаста.

Делегирование и постановка задач как руководителя проекта идет на четыре-пять подразделений или напрямую где-то на человек на 8.

Проблема есть в том, что на письменные запросы не всегда реагируют вовремя. В любом случае делегированная задача (в форме письма) сразу же превращается в задачу с категорий Контроль::День или Контроль::Неделя или Контроль::ЦелыйМесяц (можно было бы и Контроль:: Потом, главное чтобы начальная буква была после «Н», это для удобства сортировки задач по категориям в аутлуке). В результате: я никогда не забуду, если кого-то о чем-то попросил.

Вторая проблема еще более существенная — заключается в сложности распределения задач между разным подразделениями, кое-где есть «серые» зоны, за которые как-бы никто не отвечает и это вызывает сильную головную боль при попытке настоять на своем — тот или иной сотрудник все-таки должен делать данную задачу. Но это уже вопрос организации потока работ на предприятии в целом.

Вывод:

— При формулировании задач стараться переходить на высшие степени делегирования, например, не «сделай», а «подумай, прими решение, сделай и сообщи о результате»

— Сделать контроль более настойчивым

По теме рекомендую прочесть статью «Менеджер и его время» — о сравнении задач с обезьянами и о том, как бороться с тем чтобы эти обезьяны прыгали к вам на спину.



По поводу карточек ANKI

anki

Зарегистрировался на сайте ankiweb, установил на телефон программу ankidroid, которая синхронизируется с сайтом.

Ну что : спартански простой интерфейс для начала. Я не стал пользоваться чужими колодами, но завел сразу свои.

1. Естественно самое простое это иностранные слова. Мне понравилось изучать. Занимает 5 минут в день, а эффект точно есть.
2. Интересно — латинские выражения. Чтобы не хуже Лема вставлять к месту и не к месту
3. Анекдоты — брать полюбившиеся из рассылок
4. Важные контакты — ну это я еще попробую, не уверен, что есть смысл.

В целом —

показалось интересным, я думаю, буду продолжать пользоваться.

Реклама
Решил что честно было бы во-первых выразить благодарность всем отреагировавшим, а во вторых вкратце отчитаться за прошедший период.  Нога заживает, гипс уж неделю как сняли.

  1. Ну, конечно в покое меня не оставили и с окончанем каникул стал звонить телефон, разрываться скайп и припухать почта. Пришлось поработать из дома. Однако, я понял, что больше двух часов в день ну никак не могу работать. Дитя все время носится. Жене тоже что-то надо. Инет подвисает. Короче я понял — хорошо что я не фрилансер. Не мое это.
  2. Зато по рисованию получилось продвижение. Нашел прекрасную видеошколу академического рисунка —  http://artstudying.com/
    — и прошел первые 15 уроков.
  3. Прошел обучение на первом курсе на coursera. Написал даже об этом заметку.
  4. Добил описание списка прочтения за 2014 год.
  5. Составил перечень практик для освоения в 2015 году.
  6. Прошел даже по скайпу собеседование на  «работу мечты». Решил ничего не менять, но если интересно математическое моделирование, алгоритмы и «промышленный шпионаж» в России на один немецкий концерн — пишите, может будет интересно.
  7. Оплатил первый штраф ГИБДД. Среди всех вариантов наиболее удобным оказался pgu.mos.ru.
  8. Оформить документы для страховой оказалось сложнее всего. Конечно, те бумаги что мне дали в травмпункте оказались недостаточно подробными
  9. Насчет разобрать и просмотеть весь Evernote конечно не получилось. Что-то не  интересно, на что-то уже не ссылки невалидны, а вот немало оказалось и достаточно злободневно.
  10. В качестве альтернативного офиса выбрал Open Office.
  11. Помог жене с обдумыванием ее бизнеса. Теперь она соорганизатор клуба Cherrylane (а я тем самым консультант по вопросам IT и построения бизнес-процессов J). Велкам в уютную языковую школу и разговорный клуб на Шаболовке. Думаю видео из клуба предпринимателей Cтратоплана теперь засмотрим до дыр.
  12. Цели на 2015 год сформулировать не смог.

Справился почти со всем из запланированного.

Ну и, конечно, наигрался с Аришей.

В общем, ломать ногу довольно приятно.


20150122_160624

20150212_195732

IMG_20150202_233737

4912544144_dr9AUipa_l

 

Следуя своему смелому плану на 2015 год я в течении первой недели выбирал инструмент для коллективной работы над проектами. Пока я ограничился поиском инструмента для решения задач в нашей вновь организованной маленькой команде, управляющей маленькой языковой школой.

Для совместной работы над документами пока на мой взгляд вполне достаточно пока что Google Docs. Особенно меня поразило что можно одновременно редактировать документ прямо в формате интервью — один пишет вопросы, а другой отвечает. Отлично.

Сервисов для совместной работы над проектами, конечно море разливанное и я выборочно посмотрел несколько вариантов, о которых где-то слышал ранее. Конечно это не настоящий обзор, но вкратце тут я обосновал, почему остановился на Micromiles.

Basecamp — симпатично, но только платный аккаунт есть. Их идея — делать все максимально просто и в целом идея неплохая.
Podio — показалось мне переусложненным для неподготовленного пользователя. А в моей маленькой команде именно такие пользователи будут. Функционал работы с задачами довольно разветвленный.
Workflowy — интересное приложение для построения списков задач, но на многопользовательский режим не предназначено
Micromiles —  очень просто, легко и ажурно. Посмотреть его решил по примеру и совету Макса Дорофеева.
Есть бесплатная версия, которая точно подходит для личного ортодоксального gtd и для работы в маленьких командах.
Всего три папки для задач: сегодня, неделя и потом. Есть возможность задать повторяющуюся задачу. Есть возможность к задаче прикрутить чеклист.
Мне очень понравилась идея с заданием целей, возможность и мониторингом их достижения и что самое главное с отнесением той или иной задачи к определенной цели.
Недостаток — нельзя выстраивать задачи в цепочки, т. е. строить хоть какой-то вариант сетевого графика. А для командной работы без этого сложно.
Еще один нюанс — в одноранговой команде бывает не всегда ясно — как распределить задачи. Поэтому я создать пользователя — Mr Nobody, на которого по умолчанию валится поток задач, а их уже разбирает команда или тот, кто берет на себя функции координатора.
Есть мобильное приложение. Главный недостаток мобильного приложения на мой взгляд — отсутствие возможности делегировать задачи. Поддержка пользователей — русскоязычная и дружелюбная.
Я собираюсь использовать Micromiles как для личной системы gtd, так и для маленьких проектов. Т.е. возможно съеду с Evernote.
На работе, конечно, совсем другое дело и над построением системы системы управления задачами еще надо думать и думать.