На сайте betteri опубликовали перевод e-mail манифеста — о том, как нам всем облегчить и сделать эффективным обмен письмами.
Действительно — почти все сталкиваются с простой вещью — наши письма или не читают или читают не полностью или неправильно понимают.
В указанном манифесте в основном речь идет о том, что:
- письмо должно быть кратким (правило пяти предложений);
- тема должна отражать основную суть письма (в идеале все содержание письма умещается в тему, но не более 70-80 знаков);
- если в письме затрагивается несколько тем — лучше написать несколько писем;
- вместо абзацев лучше использовать буллиты; и вставлять пустые строки после ключевых фраз;
- в начале письма обязательно нужно указывать призыв к действию, а не философствовать;
К этому я бы добавил некоторые идеи, в том числе, почерпнутые при обучении на Стратоплане:
- на письма нужно отвечать; один день это нормальный срок для ответа, больше — уже невежливо;
- еще мне кажется полезным совет — сначала написать текст письма, потом тему, и лишь затем адресатов, чтобы не отправить случайно недописанное письмо;
- еще хорошей практикой может быть договоренность о тэгах в начале темы, связанных с проектом, над которым идет работа — так легче их сортировать и искать нужные письма — вне зависимости от используемой системы GTD;
- просто перечитайте письмо перед отправкой — опечатки в деловых еще никому не прибавили очарования;
- внимательней стоит относиться к шуткам и метафорам в письмах. далеко не всегда они адекватно воспринимаются. Пример: на мой запрос «Можете в двух словах сказать — как дела с системой», начальник программистов ответил «Система существует» (правда это было в скайпе, а не в письме);
- ну и еще- никогда не отправляйте ругательных писем сразу, на эмоциях; надо дать таким письмам отлежаться.
Еще о письмах:
- В свое время меня поразило, что Льюис Кэрол когда писал письмо (а написал он их ого-го) он сначала придумывал тему письма, потом выбирал подходящий лист бумаги и исписывал его полностью. Вот некоторые его советы, в юмористическом ключе: http://mag—charodey.diary.ru/p61315508.htm
- Из более свежих классиков, понравилось не вполне очищенные от мата правила пользования электронной почтой от Влада Балина http://gaperton.livejournal.com/57760.html
В общем, есть совет — проанализировать несколько своих писем, чтобы понять, насколько близки они к предлагаемому манифесту…
